Процессы: как автоматизировать работу в аккаунте

Для автоматизации операций в вашем аккаунте мы рекомендуем использовать процессы.

Процессы представляют собой инструмент визуального программирования на платформе GetCourse. Вы можете создать сценарий взаимодействия с объектами (пользователями, заказами или покупателями) и настроить действия, которые должны выполняться в процессе. 

После этого просто запустите процесс, и он автоматически выполнит задачу, не требующую вашего участия.

Применяйте процессы для организации обработки заказов менеджерами, распределения задач сотрудникам, построения воронок продаж, создания чат-ботов, автоматического написания по подписке, предоставления скидок ученикам на день рождения и многого другого.

В данной статье вы найдете инструкции, необходимые для начала работы с процессами.

В конце статьи представлены готовые примеры использования процессов с пошаговыми инструкциями по настройке.

Содержание:

1. Общая информация
2. Как создать процесс
3. Как работать на вкладке «Процесс»
4. Как запустить процесс
5. Как создаются задачи в процессе
6. Как посмотреть статистику работы менеджеров с задачами
7. Как передать задачи от одного менеджера к другому
8. Готовые примеры процессов и помощь

Процессы создания и настройки доступны для следующих пользователей:

• Владелец аккаунта.
• Администраторы.

Процесс всегда ассоциируется с вниманием к объекту. Объектом может быть:

• Пользователь.
• Заказ.
• Покупка.
• Звонок.

Важное замечание: выбор объекта производится один раз в момент создания процесса и не подлежит изменению впоследствии.

Для каждого элемента, включенного в процесс, создается задача.

Задача представляет собой последовательность шагов, которые должны быть выполнены в рамках процесса.

Задачами могут управлять:

• владелец учетной записи,
• администратор,
• менеджер,
• сотрудник с навыками «Право работы с задачами».

Исполнение задачи может происходить автоматически или потребовать вмешательства со стороны менеджеров. Например, менеджер должен взять на себя выполнение задачи, включающей звонок клиенту.

Для поиска процесса в списке введите его название или ID в соответствующие поля.

Также есть возможность отсортировать процессы, которым были приписаны теги.

Для формирования нового процесса перейдите в раздел "CRM — Процессы" и выберите опцию "Создать процесс".

При формировании процесса вы можете указать:

• Наименование.
• Описание (по желанию).
• Тип объекта, по которому будут генерироваться задачи.
• Шаблон процесса (по желанию).

Обратите внимание: после создания процесса изменить "тип объекта" нельзя.

После создания процесса вы перейдете на страницу редактирования, где доступны следующие вкладки:

1. Общее — для изменения основных настроек процесса.
2. Процесс — страница-конструктор, где определяется логика работы процесса.
3. Переменные — для добавления дополнительных полей в задаче.
4. Задачи — сводная таблица со всеми задачами по данному процессу.
5. Статистика — информация по задачам процесса в разрезе по менеджеру, дате создания и текущему статусу.

Давайте рассмотрим каждую вкладку более подробно.

Сразу после формирования процесса вы переноситесь на вкладку "Общее", где доступны основные настройки для процесса:

1. Название.
2. Описание.
3. Тип объекта, определяющий создание задач (постоянен после создания процесса).
4. Суть задачи.
5. Автоматическое назначение задач на персонального менеджера пользователя для процессов по объектам "Пользователи", "Покупки" и "Звонки".
   • Для процессов по объекту "Заказы" предусмотрена дополнительная опция — возможность назначить задачу на менеджера заказа.
   • Процесс распределения задач подробно описан в другой статье.
6. Приоритет и нормальное время реакции для упорядочения задач в общем списке менеджера.
7. Отображение задач в разделе "Входящие".
8. Исполнители и супервайзеры для выполнения задач.
9. Одобрение процесса.
10. Тип запуска процесса.
11. Входное условие, определяющее автоматическое создание задач после запуска процесса.
12. Прогноз времени на генерацию задач.
13. Запуск или перезапуск процесса (то есть, отключение создания новых задач в процессе).
14. Выполнение действия над процессом (сохранение, копирование, удаление).

В рамках процесса, связанного с объектом "Заказы", на вкладке "Общее" предоставлены дополнительные параметры для эффективного распределения задач между менеджерами.

После определения основных параметров для процесса следует описать логику его функционирования на вкладке "Процесс".

На вкладке "Процесс" осуществляется основная конфигурация процесса, где вы можете разработать сценарий, по которому он будет функционировать, и провести его тестирование.

Важные функции включают:

1. Добавление блока.
2. Настройка счетчиков.
3. Нормализация данных.
4. Тестирование процесса.
5. Обозначение как шаблон.
6. Отображение пустых выходов.

ДОБАВИТЬ БЛОК

Эта функция позволяет вам внедрять блоки в процесс, определяя его логику функционирования.

УСТАНОВИТЬ СЧЁТЧИКИ

Эта функция предоставляет возможность внедрить счетчики с целью ограничения числа выполненных действий в рамках процесса.

НОРМАЛИЗОВАТЬ

Эта функция автоматически упорядочивает блоки в запутанном процессе.

Обратите внимание: до сохранения или отмены изменений в распределении блоков невозможно осуществлять какие-либо действия с ними.

ТЕСТИРОВАТЬ

Эта функция предоставляет возможность провести тестирование работы процесса на конкретном объекте в аккаунте.

ЯВЛЯЕТСЯ  ШАБЛОНОМ

Данная опция дает возможность сохранить процесс в качестве шаблона. После этого, при создании нового процесса, вы можете выбрать сохраненный шаблон и использовать его структуру для формирования нового процесса.

Заметьте, что при формировании нового процесса сохраненные шаблоны отображаются только для того типа объектов, по которому они были изначально созданы.

ПОКАЗАТЬ  ПУСТЫЕ ВЫХОДЫ

Эта функция выделяет пустые выходы в блоках процесса, позволяя вам убедиться, что вся цепочка блоков правильно соединена.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ВКЛАДКИ ПРОЦЕССА

На вкладке "Переменные" в процессе генерируются дополнительные поля для задач, функциональность которых аналогична дополнительным полям.

Менеджер может воспользоваться этими дополнительными полями при обработке задач.

На вкладке "Задачи" возможно добавить новую задачу, воспользовавшись кнопкой "Поставить задачу" (3).

На этой же вкладке в сводной таблице предоставлена обзорная информация обо всех задачах, созданных в рамках процесса (1), а также предусмотрена возможность их сортировки по различным параметрам (2).

Обратите внимание: в связи с автоматическим выполнением процессов, при их разработке необходимо избегать ошибок, которые могут привести к повторному выполнению одних и тех же действий, создавая циклические зависимости.

Перед активацией процесса необходимо определить тип его запуска (1) и установить входной сегмент, по которому будут генерироваться задачи (2).

Для типов запуска "Единоразово после запуска" и "Периодическая проверка" будет отображен прогноз времени, необходимого для создания задач в процессе.

После этого для активации процесса необходимо нажать кнопку "Запустить".

Когда процесс активирован, на вкладке "Общее" отображается:

1. Предупреждение о запуске процесса, с автоматическим формированием задач.
2. Дата и время последнего запуска процесса. При новых запусках обновление информации о дате и времени может занять до 5 минут.

Обратите внимание: внесение изменений в работающую логику процесса может повлиять на выполнение текущих задач.

Прекратить автоматическое формирование новых задач по процессу и удалить ранее созданные задачи можно, воспользовавшись кнопкой "Перезапустить".

Также у вас есть возможность активировать функцию "Процессы должны проходить одобрение перед стартом".

Эта опция обеспечивает контроль запуска процессов с участием ответственных администраторов и ограничивает возможность изменения работающих процессов.

Существует три метода для создания задач в рамках процесса:

1. Ручное создание:
   • Для каждого объекта в карточке пользователя, используя опцию "Действия — Запустить процесс".
   • Внутри процесса на вкладке "Задачи".
   • Массовое создание через опцию "Действия — Запустить процесс" в разделе "Пользователи".

2. Автоматически:

единоразово,
периодически.

3.   В случае возникновения конкретного события:

• При отправке формы.
• При переходе на страницу с блоком "Действие с пользователем".
• При активации Telegram-бота или при получении сообщения от пользователя с ключевым словом.
• При получении определенного сообщения (команды) в сообществе ВКонтакте.
• При отправке формы на странице ВКонтакте с использованием действия "Запустить процесс".

При переходе на вкладку "Статистика" в рамках процесса, вы будете перенаправлены в раздел "CRM — Статистика" с автоматически настроенным фильтром по данному процессу (рис. 1).

В этом разделе вы имеете возможность отсортировать задачи по конкретному менеджеру или процессу (рис. 2). Также вы сможете оценить статистику задач в различных разрезах, включая дату создания, менеджера и текущий статус задачи.

Дополнительные фильтры по статусу задачи можно активировать, кликнув на соответствующий статус задачи ниже графика (рис. 3).

Передачу задач от одного менеджера другому можно осуществить на вкладке "Изменить ответственного" в разделе "CRM — Статистика".

Примените фильтры по менеджеру и статусу к задачам, затем нажмите кнопку "Выбрать" (1). Затем у вас будет возможность как сбросить ответственного для выбранных задач, так и указать для них конкретного менеджера из предоставленного списка (2).

Для упрощения ведения аккаунта у вас есть возможность воспользоваться готовыми примерами использования процессов:

1. Как настроить уведомления сотрудников через процесс.
2. Как автоматически предоставлять скидку в день рождения.
3. Как автоматизировать обработку заказов.
4. Как напоминать пользователям о скором истечении срока действия их покупок.
5. Процесс для проведения автоматизированных вебинаров.
6. Настройка процесса для регулярных платежей.
7. Как создать подписку с первой неделей за 1 рубль, с последующей оплатой по полной цене.
8. Как передавать партнёру данные о его реферале.
9. Организация беспроцентной рассрочки через GetCourse.
10. Автоматические напоминания ученику о необходимости выполнения заданий в уроке.

Если у вас возникнут вопросы по использованию процессов, обратитесь за помощью в нашу бесплатную круглосуточную техническую поддержку, заполнив форму обратной связи. Опишите свою ситуацию, прикрепите скриншоты и ссылки на объекты (например, задачу или пользователя), связанные с вопросом. Это ускорит процесс решения вашего вопроса. Имейте в виду, что внесение изменений в процесс или удаление блоков после обращения в поддержку затруднит анализ и может повлиять на время ответа.

Если у вас есть собственный процесс, и вам требуется персональная помощь технического специалиста при выборе блоков или настройке логики, воспользуйтесь услугой платной консультации. При этом настройка аккаунта будет выполняться вами самостоятельно.

Если вы хотите, чтобы наши специалисты настроили процесс согласно вашей задаче, воспользуйтесь услугой настройки процессов.