Как заполнить уведомление в Роскомнадзор по 152‑ФЗ

Как отправить форму уведомления в Роскомнадзор

Способы отправки уведомления

Прежде чем приступить к заполнению формы, выберите удобный способ её отправки. странице:

1. В бумажном виде. Заполненную форму необходимо распечатать и отправить в территориальный орган по месту регистрации оператора.
2. В электронном формате с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Перед отправкой на сайте заполненную форму необходимо подписать электронной подписью. Для создания и проверки подписи установите плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» и настройте работу с ним.
3. В электронном формате с применением средств аутентификации ЕСИА. Если у вас имеется подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги», войдите в свой аккаунт, заполните форму и отправьте её в электронном виде.

После выбора подходящего способа появятся поля формы для заполнения.

Регион регистрации и сведения об операторе

В поле «Регион регистрации» укажите субъект Российской Федерации, где зарегистрирована ваша организация как юридическое лицо (ЮЛ), индивидуальный предприниматель (ИП) или самозанятый.

В разделе «Сведения об операторе» заполняется информация о реквизитах вашей школы (ЮЛ, ИП или самозанятом), которая занимается обработкой персональных данных своих клиентов.

При выборе варианта «Другой документ гражданина РФ» укажите тип документа вручную. Например, заграничный паспорт гражданина РФ или удостоверение военнослужащего.

В подразделе «Адрес оператора» укажите индекс и нажмите на «Выбрать», чтобы заполнить свой адрес проживания. После заполнения нажмите «Ок».

Если ваш почтовый адрес совпадает с адресом проживания, установите галочку, чтобы данные автоматически подставились из ранее заполненных полей.

Если адреса не совпадают, нажмите «Выбрать», заполните поля и нажмите «Ок».

Укажите адрес электронной почты и, если необходимо, дополните данные о телефоне и факсе.

В поле «Регионы обработки» укажите все субъекты Российской Федерации, где могут проживать ученики вашей школы. Можно выбрать пункт «Все субъекты Российской Федерации», чтобы не перечислять все возможные регионы.

Если у вас зарегистрировано ИП или юридическое лицо, заполните также поля ИНН и ОГРН/ОГРНИП.

Образец полного заполнения раздела «Сведения об операторе» для самозанятого.

Цели обработки персональных данных

В поле «Цель обработки ПД» выберите «иная».

Укажите следующие пункты в дополнительном поле:

• оказание услуг клиентам,

• налаживание обратной связи с клиентами.

Если ваша школа действует как юридическое лицо или индивидуальный предприниматель с сотрудниками, добавьте дополнительную цель «ведение кадрового и бухгалтерского учёта».

Если у вашей школы имеется лицензия на образовательную деятельность, добавьте еще одну цель — «Обеспечение соблюдения законодательства РФ в сфере образования».

В подразделе «Категории персональных данных» необходимо зафиксировать всю информацию, которую ваша школа собирает от своих клиентов для обработки.

В качестве категории субъектов укажите «Клиенты». Если у вашего ИП или ЮЛ имеются сотрудники, выберите также категорию «Работники».

В подразделе Юридическая основа обработки персональных данных выберите следующий вариант:

В подразделе «Перечень действий» выберите все действия, проводимые вашей школой с персональными данными. укажите следующие:

В подразделе «Способы обработки» необходимо указать, каким способом ваша школа осуществляет обработку персональных данных.

Выберите следующие способы:

• смешанная,
• с передачей через внутреннюю сеть юридического лица,
• с передачей по сети Интернет.

В качестве мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», можно указать следующие:

• оператор издает документы, определяющие его политику по обработке персональных данных;
• использование правовых, организационных и технических мер для обеспечения безопасности персональных данных
• проведение внутреннего контроля и/или аудита соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства;
• выявление угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
• выявление фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер, включая меры по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и реагированию на компьютерные инциденты в них;
• контроль за проводимыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и поддержанию уровня защищенности информационных систем персональных данных.

Если в вашем проекте (ИП или ЮЛ) работают наемные сотрудники, примените также следующие меры:

• определение ответственного лица за обработку персональных данных;
• установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех операций, совершаемых с персональными данными в данной информационной системе;
• применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, необходимых для соблюдения требований к их защите, исполнение которых гарантирует установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных.

В поле «Средства обеспечения безопасности» укажите технические средства, гарантирующие защиту персональных данных при их обработке. Например:

• применение антивирусных программ для защиты информации (перечислите используемые программы);
• идентификация и аутентификация пользователя при входе в информационную систему с паролем условно-постоянного действия.

В поле Применение шифровальных (криптографических) средств выберите «не используются».

В подразделе Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных выберите лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных:

• если ваша школа действует как самозанятое лицо или ИП без сотрудников, выберите вариант «Физическое лицо» и укажите ФИО с контактными данными;
• если ваша школа зарегистрирована как ЮЛ или ИП с сотрудниками, выберите вариант «Физическое лицо» и укажите данные ответственного сотрудника;
• Если обработка персональных данных поручена другой компании, выберите вариант «Сторонняя организация» и введите реквизиты организации.

В поле «Дата, с которой начинается обработка персональных данных» укажите дату регистрации ИП, ЮЛ и статус самозанятого.

В поле «Период или условие прекращения обработки персональных данных» выберите «Условие окончания», а затем укажите «Прекращение деятельности организации».

В поле «Реализация трансграничной передачи персональных данных» выберите «не осуществляется».

Информация о местонахождении базы данных, содержащей персональные данные граждан РФ

В этом разделе представлена информация о серверах GetCourse, арендованных у АО «Селектел».

Дата-центр расположен по адресу г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д.19.

Заполните Информация об организации, отвечающей за хранение данных, как указано в примере ниже:

• «Тип организации» означает юридическое лицо;
• «Организационно-правовая форма» представляет собой акционерные общества;
• Название организации — АО «Селектел»
• «ОГРН» — 1247800067790;
• «ИНН» — 7810962785;
• «Страна, где расположена организация, ответственная за хранение данных» — Россия;
• «Адрес местонахождения организации, ответственной за хранение данных» — г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 21 (юридический адрес организации).

В качестве лица, имеющие доступ к персональным данным, укажите реквизиты своей школы в качестве оператора.

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных

В этом разделе описаны меры, предпринимаемые вашей школой для соблюдения установленных требований. постановлением Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Укажите следующие меры:

• гарантирована сохранность носителей персональных данных;
• используются меры защиты информации, прошедшие оценку соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области безопасности информации, если применение таких мер необходимо для нейтрализации актуальных угроз.

Если школа действует как юридическое лицо или ИП с сотрудниками, добавьте также:

• Руководитель оператора утвердил документ, определяющий перечень лиц с доступом к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходимый для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей.

Укажите данные об исполнителе. Исполнителем считается лицо, заполняющее форму уведомления в Роскомнадзор. Это может быть не тот, кто отвечает за обработку персональных данных, а совершенно другой человек, фактически составивший уведомление.

После заполнения формы уведомления отметьте галочки в опциях ниже, подпишите документ и отправьте его выбранным способом.

Сохраните полученные код/номер уведомления и ключ в блокноте. Они понадобятся для проверки статуса уведомления.

Отправленная заявка проходит рассмотрение в течение 30 дней, после чего организация вносится в реестр операторов.

Статус отправленного уведомления можно проверить по ссылке через номер и код, полученные после отправки уведомления.

Если по окончании указанного срока организация не внесена в реестр операторов, вы можете обратиться в электронную приемную Роскомнадзор для уточнения информации.

Как уведомить Роскомнадзор об изменении данных, хранящихся в реестре операторов

Если вы уже внесены в реестр операторов, занимающихся обработкой персональных данных, но какие-либо данные, ранее отправленные в форме уведомления, изменились, то согласно Часть 7 статьи 22 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Следует уведомить Роскомнадзор об этом. Уведомление необходимо направить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений.

Если вы проходили регистрацию в Роскомнадзоре как оператор персональных данных, то также предоставляли сведения об организации, отвечающей за их хранение. В связи с изменением реквизитов компании, необходимо уведомить Роскомнадзор.

Рассмотрим, каким способом уведомить Роскомнадзор об изменении этих данных в реестре. Для этого:

1. Откройте раздел с информационным письмом на сайте Роскомнадзора или перейдите к нему по ссылке → https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/updateform/.

2. Выберите метод отправки уведомления:
   
   • в бумажном виде,
   • в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи,
   • в электронном формате с применением механизмов аутентификации ЕСИА.
   
   

3. Заполните все поля, отмеченные звездочкой, а также те, в которых данные были изменены. Их нужно заполнить согласно тем же правилам, что и форму уведомления. [перейти ↑].

В нашем примере корректируются лишь реквизиты компании, ответственной за хранение данных, поэтому, помимо основных разделов, заполняем весь раздел «Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ»:

• Страна — Россия
• Адрес ЦОДа — г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 19
• Собственный ЦОД — нет

Информация об организации, отвечающей за хранение данных:

• Тип организации — юридическое лицо
• Организационно-правовая форма — акционерные общества
• Наименование организации — АО «Селектел»
• ОГРН — 1247800067790
• ИНН — 7810962785
• Страна, в которой находится организация, отвечающая за хранение данных — Россия
• Адрес расположения организации, которая отвечает за хранение данных — г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 21 (юр. адрес организации)

• «Номер регистрации записи в Реестре» можно получить в реестре операторов, укажите название вашей организации или ИНН.

• Дата обновления данных, указанных в уведомлении о намерении обрабатывать персональные данные Дата, когда изменения в ваших данных вступили в силу. В данном случае – 9 июля 2024 года, когда компания «Селектел» завершила процедуру преобразования в акционерное общество.

После ввода данных поставьте галочки внизу страницы и отправьте уведомление.

В следующей статье разбираемся, как создать в аккаунте на GetCourse страницу с политикой обработки персональных данных.