Как подготовить базу к email-рассылкам и поддерживать её

Почему важно работать с базой пользователей

У каждого отправителя рассылок имеется репутация, которая определяется почтовыми сервисами с учетом множества параметров: открываемость, доставляемость, жалобы, отписки и т. д. Чем ниже ваша репутация, тем выше вероятность попасть в черные списки, о которых упоминалось в статье → «Блэклисты для доменов и IP-адресов».

Большинство показателей, определяющих репутацию отправителя, напрямую определяется тем, как будет осуществляться взаимодействие вашей базы пользователей с письмами.

Если аудитория утратила интерес к продукту или продукт ей более не актуален, она будет игнорировать ваши рассылки, что негативно скажется на репутации. Если продолжать отправлять письма таким пользователям, они, скорее всего, отпишутся или начнут жаловаться на спам. Со временем существует вероятность, что некоторые из этих адресов превратятся в спам-ловушки, а попадание в них — прямая дорога в черный список.

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо изначально корректно подготовить базу для рассылок, а затем регулярно проверять её и очищать от неактивных и нерелевантных адресов.

Как подготовить базу к ведению email-рассылок

• Получение одобрения пользователей для проведения рассылок
• Получение подтверждений по электронной почте (письмо DOI)
• Настройка категорий рассылок

Получение согласия пользователей на отправку рассылок

Согласно часть 1 статьи 18 Федерального закона № 38-ФЗ «О рекламе» Чтобы отправлять рекламные рассылки, требуется прямое согласие ваших подписчиков на их получение. Это позволит избежать жалоб на спам, конфликтных ситуаций и, в некоторых случаях, даже штрафов, если пользователь решит пожаловаться в ФАС.

В настройках аккаунта на GetCourse можно активировать получение такого согласия, чтобы пользователь при регистрации поставил галочку и разрешил отправку писем.

Детали читайте в статье → «Как добавить чекбокс для согласия на получение рекламных рассылок».

Получение подтверждений электронной почты (письмо DOI)

Double-Opt-In (DOI) — метод двойного подтверждения электронной почты. Сначала пользователь заполняет форму, указывая адрес для получения сообщений, а затем подтверждает его, перейдя по ссылке в письме.

Подтверждения способствуют созданию базы корректных адресов пользователей, как правило, заинтересованных в получении рассылок. Это приводит к снижению риска жалоб на спам.

Также учтите, что некоторые сервисы придерживаются жесткой политики массовых рассылок и допускают отправку писем исключительно на подтвержденные электронные адреса.

В GetCourse можно активировать отправку системного письма DOI или настроить индивидуальное письмо с нужным текстом. В дальнейшем маркетинговые рассылки будут легко отправляться только на подтвержденные адреса.

Подробнее в статьях:

• Письмо Double Opt-In
• Как сконфигурировать своё письмо для подтверждения email

Совет

Чтобы увеличить число подтверждённых адресов, мотивируйте пользователей, которые уже подтвердили почту. Например, предложите им бонус, полезное руководство, чек-лист и т.д.

Настройка категорий рассылок

Разделение рассылок по категориям повысит лояльность клиентской базы, так как пользователи смогут подписываться на интересующие их темы или, наоборот, отписываться от писем, которые им не нужны.

Если пользователю не понравится отдельное письмо, он сможет отписаться только от всех рассылок сразу. Это невыгодно как для вас, так и для пользователей, поскольку они не могут выбрать предпочтительные темы писем.

Советуем настроить отдельные категории рассылок для писем, отправляемых через соцсети или мессенджеры.

В данном случае вы сможете исключить из email-рассылок тех пользователей, у которых, например, указан некорректный или технический эл.адрес, но продолжите отправлять им сообщения через другие каналы связи: Telegram, VK, WhatsApp и т. д.

Как поддерживать базу контактов в актуальном состоянии

1. Анализируйте данные рассылки и исправляйте ошибки.

   После отправки рассылки в письме появляется статистика, которая помогает определить, сколько сообщений доставлено успешно, а сколько вернулось с ошибками.

Обнаруженные ошибки следует изучить и исправить для улучшения доставляемости будущих рассылок.

Узнайте подробности в статье → «Типичные ошибки почтовых сервисов».

2. Следите за пользователями с проблемными эл.адресами и взаимодействуйте с ними иными способами или отписывайте их.

   К таким эл.адресам относятся:

   
   
   • неправильные и/или несуществующие почтовые ящики, например, с опечатками в адресе;
   • почтовые ящики, переполненные и/или заблокированные, по которым постоянно возникают ошибки.
   
   

Мы советуем не ждать, пока система автоматически отписывает пользователей. Регулярно проверяйте базу на наличие таких адресов, чтобы устранять причины возникновения проблем.

В противном случае, пока вы ожидаете, интерес пользователей к вашему продукту снизится, поскольку они не получат прогревающие письма. Впоследствии их перевести в покупателей станет все сложнее.

Для нахождения таких пользователей:

• Проверьте ошибки, возникающие после отправки писем, и найдите переполненные или заблокированные ящики. О видах таких ошибок читайте в статье → «Типичные ошибки почтовых сервисов».
• Проверьте почтовые адреса в разделе «Пользователи» на типичные ошибки и опечатки: @mail.ri вместо @mail.ru, @gmail.ru вместо @gmail.com и так далее. Для быстрого поиска применяйте колонку «Статус эл. адреса» с фильтром «Указан с ошибкой». Подробнее в статье «Как поменять почту пользователю».

Если некорректные адреса не были внесены в колонку, вы можете воспользоваться условием «Эл. адрес содержит» для ручного указания адресов с ошибками.

Далее попробуйте связаться с найденными пользователями через альтернативные каналы связи: SMS, мессенджеры, соцсети, телефонию. В диалоге уточните корректные адреса электронной почты и/или попросите очистить почтовые ящики от лишних писем.

Если вы выяснили корректный адрес или в базе имеются почты с типичными опечатками, то исправьте email согласно инструкции в статье → Как поменять почту пользователю.

3. Изучайте статистику активности пользователей в рассылках, чтобы понять, насколько для вашей аудитории актуальна та или иная тема.

   Статистика содержит всю необходимую информацию: просмотры, переходы, ответы, отписки.

   
   

   По завершении проведенного анализа разделите пользователей на сегменты, например, по уровню заинтересованности, активности или иным критериям, чтобы затем запускать отдельные рассылки для каждой группы. Такой метод позволит персонализировать предложения для разных категорий пользователей и отправлять им письма только по релевантным темам.

   
   

   Подробнее читайте статью → «Как использовать email-рассылки для удержания клиентов»

4. Настройте postmaster и проводите сбор статистики отдельно по почтовым сервисам.

   Postmaster позволит предвидеть снижение открываемости, удаления без прочтений и жалобы на спам. Анализируя полученные данные, можно обнаружить проблемы в рассылках и принять меры до того, как почтовый сервис начнет блокировать все сообщения и возвращать ошибки.

Подробнее в статьях:

• Настройка FBL на Mail.ru
• Как настроить Postmaster Tool

5. Регулярно обновляйте базу и отписывайте тех, кто не проявляет интерес. Рекомендуется проводить процедуру каждые полгода или чаще.

Незаинтересованная аудитория — это пользователи, которые не открывают ваши письма, помечают их как спам и удаляют, не читая. Такая аудитория негативно влияет на репутацию отправителя, поэтому с ней стоит работать отдельно и/или исключать из базы email-рассылок.

Если вы давно собираете базу пользователей, но никогда не проводили её актуализацию, советуем создать один из следующих сегментов для выявления пользователей, которые не читали ваши письма или не проявляли активность около года.

Информацию обо всех сегментах можно найти в статье → «Сегменты по пользователям».

Пользователей из данного сегмента необходимо исключить из всех категорий маркетинговых рассылок или добавить в группу с последующим исключением их из email-рассылок.

Чтобы упростить процесс отписки незаинтересованной аудитории:

• создайте процесс для пользователей,
• выберите периодическую проверку,
• в качестве исходного условия укажите вышеупомянутый сегмент или свой
• в схеме процесса включите операцию «Удалить из категории рассылок».

Если вы считаете, что в данном сегменте все еще могут находиться заинтересованные пользователи, запустите для него реактивационную рассылку.

Реактивационная рассылка представляет собой письмо со ссылкой, предназначенное для возобновления активности неактивных пользователей. Это может быть приглашением к участию в конкурсе, получением скидки, бесплатного продукта, сбором обратной связи или вопросом об актуальности подписки для клиента.

Если пользователь перейдет по ссылке, можно продолжать работать с ним, так как его интерес к продуктам проекта сохраняется.

Если он не перейдет по ссылке, следует его отписать от маркетинговых рассылок или добавить в группу с последующим исключением из сегмента на отправку, как было показано ранее [перейти ↑].

В реактивационном письме обязательно должна быть кнопка отписки. Рекомендуем сделать её заметной, чтобы пользователь быстро понял, как отписаться от рассылки, а не жаловался на письмо.

Чтобы добавить эту кнопку, воспользуйтесь переменной {unsubscribe_link} или прямой ссылкой на профиль https://ваш-домен/user/my/profile, где пользователь сможет самостоятельно выбрать, от каких категорий отписаться.

Ссылка должна требовать авторизации.

Что делать, если вы попали в черный список

Блэклисты (чёрные списки) — это специализированные базы данных, содержащие информацию об IP-адресах и доменах, зафиксированных при отправке спам-рассылок.

Если ваш домен/IP-адрес оказался в этом списке, значит, в работе с базой данных и рассылках имеются серьёзные нарушения, требующие немедленного исправления.

В статье → «Блэклисты для доменов и IP-адресов» рассказали, что нужно делать в такой ситуации